Acordul de prelucrare a datelor

1. Părțile și obiectul acordului

Acordul se încheie între Client, în calitate de operator, și SIM STORE DISTRIB S.R.L., cu sediul în Piața Vasile Milea nr. 6, Cartier Central - Complex Modern 6, spațiul comercial nr. 7, etaj 1, municipiul Pitești, județul Argeș, România, J03/2752/2023, CIF 49329309 (denumită „împuternicitul” sau „noi”).

Obiectul acordului este prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Datele Clientului, așa cum sunt definite în Termeni, în numele Clientului, pe durata contractului. Natura, scopul, tipurile de date și categoriile de persoane vizate sunt descrise în Anexa 1.

Termenii folosiți au înțelesul din Regulamentul (UE) 2016/679 („Regulamentul”). Dacă acest acord și Termenii se contrazic în privința datelor personale, are prioritate acest acord.

Dacă Clientul este o persoană fizică ce folosește LexRadar în scop exclusiv personal, iar Regulamentul nu i se aplică, noi respectăm în continuare obligațiile din acest acord față de datele pe care le prelucrăm pentru el.

2. Instrucțiunile Clientului

Prelucrăm datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în privința transferurilor în afara Spațiului Economic European. Instrucțiunile sunt: acest acord, Termenii, setările făcute în aplicație și acțiunile Clientului și ale membrilor cabinetului în aplicație (de exemplu, adăugarea unui dosar, a unei parole, o întrebare adresată analizei, acordul pentru transformarea în text, salvarea fișei unui client, cu codul numeric personal și seria și numărul actului de identitate, afișarea lor, căutarea dosarelor unui client pe portal, încărcarea documentelor lui, descărcarea datelor cabinetului).

Nu prelucrăm datele în alte scopuri, cu excepția cazului în care legea ne obligă; atunci informăm Clientul înainte, dacă legea nu interzice informarea.

Dacă o instrucțiune ni se pare contrară legii, informăm Clientul imediat, din aplicație.

Clientul răspunde pentru legalitatea prelucrării datelor pe care le introduce sau le urmărește în LexRadar, inclusiv pentru temeiul legal și informarea persoanelor vizate.

Pentru clienții săi, Clientul decide ce date trece în fișele lor, ce documente încarcă și pentru ce nume caută dosare pe portal. Codul numeric personal și seria și numărul actului de identitate sunt opționale: Clientul le introduce numai când îi sunt necesare și are un temei legal; aceleași reguli se aplică și documentelor care le conțin, de exemplu copiilor actelor de identitate încărcate ca documente. Dacă temeiul este interesul legitim, art. 4 alin. (2) din Legea nr. 190/2018 îi cere garanții suplimentare (între altele, termene de păstrare, instruirea periodică a celor care le prelucrează sub autoritatea lui și desemnarea unui responsabil cu protecția datelor); pentru persoanele noastre, instruirea o asigurăm noi, potrivit Anexei 2. Clientul își informează clienții potrivit art. 13 și 14 din Regulament, inclusiv despre categoriile de destinatari (furnizorii din Anexa 3) și despre transferurile în afara Spațiului Economic European arătate acolo (analiza cu inteligență artificială, trimiterea emailurilor, găzduirea și accesul tehnic al furnizorilor), cu garanțiile lor.

3. Confidențialitatea

Persoanele autorizate să prelucreze datele în numele nostru s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală de confidențialitate. Accesul lor este limitat la ce e necesar pentru funcționarea și securitatea serviciului, pentru o cerere a Clientului, pentru o obligație legală ori pentru avizele descrise în paragraful următor.

Când costul analizei cu inteligență artificială sau al transformării în text îl suportăm noi, administratorul platformei primește, în aplicație și pe email, la fiecare folosire, un aviz cu: cine a folosit funcția, dacă a pornit-o un om, cabinetul, numărul de pagini sau de tokeni, costul și ora. Dosarul și documentul apar doar în avizul din aplicație; emailul nu le cuprinde. Pentru documentele clienților, avizul din aplicație nu arată denumirea documentului și nici numele clientului sau al folderului, ci doar mențiunile generice „un document al clientului” și „documentele unui client”. Avizul servește evidenței costurilor pe care le suportăm. Administratorul nu primește prin el conținutul documentelor și nici întrebările.

Tratăm Datele Clientului ca fiind acoperite de secretul profesional al avocatului, acolo unde Clientul este avocat, și nu le dezvăluim decât în condițiile acestui acord.

4. Securitatea prelucrării

Aplicăm măsurile tehnice și organizatorice din Anexa 2, adecvate riscului, potrivit art. 32 din Regulament. Le putem îmbunătăți, fără să scadă nivelul de protecție.

Clientul este informat, prin acest acord, că serviciul public de interogare a dosarelor al Ministerului Justiției și unele portaluri ale curților de apel (între ele, cele ale Curții de Apel Pitești și Curții de Apel Iași) nu acceptă conexiuni criptate. Numerele dosarelor și numele părților urmărite, inclusiv numele clienților pentru care Clientul caută dosare, circulă necriptat între serverele noastre și serviciul Ministerului, iar parolele de dosar circulă necriptat spre portalurile curților de apel care nu acceptă conexiuni criptate. Folosirea acestor funcții este alegerea Clientului.

5. Subîmputerniciții

Clientul ne dă autorizarea generală să folosim subîmputerniciți. Lista lor, cu denumirea, adresa, rolul și locul prelucrării, este Anexa 3, disponibilă oricând în aplicație, în pagina Cabinet, pentru toți membrii cabinetului.

Pentru furnizorul care transformă scanările în text, se cere în plus acordul separat al administratorului cabinetului, din pagina Cabinet. Fără acest acord, nicio scanare nu i se trimite.

Anunțăm în aplicație și pe email orice adăugare sau înlocuire a unui subîmputernicit cu cel puțin 30 de zile înainte, cu excepția situațiilor urgente de securitate sau de continuitate a serviciului, când anunțul se face cât mai repede posibil. Clientul se poate opune, din aplicație, în acest termen. Dacă nu putem ține seama de opoziție, Clientul poate înceta contractul, iar noi rambursăm valoarea creditelor nefolosite.

Lista publică a subîmputerniciților fiecărui furnizor este legată în Anexa 3. Anunțurile primite de la furnizorii noștri despre subîmputerniciții lor le transmitem Clientului, în aplicație, de îndată ce le primim.

Impunem fiecărui subîmputernicit, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din acest acord. Răspundem față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor de către subîmputerniciți, potrivit art. 28 alin. (4) din Regulament.

6. Transferurile în afara Spațiului Economic European

Transferăm date în afara Spațiului Economic European numai cu garanțiile din capitolul V al Regulamentului: o decizie de adecvare (inclusiv cadrul UE-SUA privind protecția datelor, pentru furnizorii certificați) sau clauzele contractuale standard adoptate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914, încheiate cu subîmputernicitul. Anexa 3 arată, pentru fiecare subîmputernicit, locul prelucrării și garanția folosită. Documentele trimise la analiza cu inteligență artificială, inclusiv documentele clienților Clientului, cu numele clientului și al folderului, se prelucrează și în afara Spațiului Economic European (stocare în SUA), cu garanția arătată în Anexa 3 pentru furnizorul de analiză, și pleacă numai la acțiunea cuiva din cabinet: o întrebare sau pregătirea documentelor pentru întrebări. Când corectarea textului dictat e pornită (o pornim sau o oprim noi, pentru toți utilizatorii), la același furnizor pleacă, după fiecare dictare într-o notă, textul abia dictat, cu numele părților dosarului sau al clientului.

7. Asistența pentru Client

Drepturile persoanelor vizate. Aplicația îi pune Clientului la dispoziție uneltele prin care răspunde cererilor: descărcarea datelor cabinetului, ștergerea dosarelor, a documentelor, a analizelor, a cabinetului și a conturilor, ștergerea fișei unui client și a folderelor lui, scoaterea codului numeric personal și a seriei și numărului actului de identitate din fișă, oprirea căutării unui nume pe portal (numele unui client și dosarele găsite pentru el se șterg odată cu fișa lui), corectarea datelor. Urmele care rămân după ștergerea fișei unui client (secțiunea „Returnarea și ștergerea datelor”) le ștergem sau le anonimizăm noi, la cererea Clientului trimisă din aplicație, în cel mult 30 de zile, în afara evidențelor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Dacă o persoană vizată ni se adresează direct pentru Datele Clientului, îi transmitem cererea Clientului fără întârziere și nu îi răspundem noi în fond, decât la instrucțiunea Clientului.

Obligațiile din art. 32-36. La cererea Clientului, trimisă din aplicație, îi furnizăm informațiile de care are nevoie pentru securitatea prelucrării, pentru notificarea încălcărilor, pentru evaluarea impactului asupra protecției datelor și pentru consultarea autorității de supraveghere, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile pe care le avem.

8. Încălcarea securității datelor

Informăm Clientul fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la momentul în care luăm cunoștință de o încălcare a securității care afectează Datele Clientului, în aplicație și pe email, la administratorii cabinetului.

Informarea cuprinde, în măsura în care sunt cunoscute: natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane și de înregistrări afectate, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse pentru remediere și pentru reducerea efectelor, precum și o persoană de contact. Informațiile care nu sunt disponibile imediat se transmit pe măsură ce le aflăm.

Informarea Clientului nu înseamnă recunoașterea vreunei vinovății.

9. Returnarea și ștergerea datelor

Clientul își poate descărca oricând, din aplicație, datele cabinetului și documentele. Descărcarea datelor cabinetului, rezervată administratorului, cuprinde și fișele clienților, cu codul numeric personal și seria și numărul actului de identitate necriptate, legăturile cu dosarele, jurnalul fișelor, folderele, datele și textul documentelor, rezumatele și întrebările; fișierele documentelor se descarcă din pagina dosarului sau a clientului, iar dosarele găsite pentru numele căutate pe portal nu intră în ea. La încetarea contractului, la cererea Clientului, îi punem la dispoziție fișierele documentelor într-o singură arhivă și îi confirmăm, în aplicație sau pe email, ștergerea Datelor Clientului.

Când Clientul șterge un dosar, un document, cabinetul sau contul, datele respective se șterg din baza de date și din stocare, inclusiv din avizele din aplicație ale administratorului platformei (secțiunea „Confidențialitatea”), iar fișierele trimise furnizorului de analiză se șterg și de la acesta. Fac excepție evidențele plăților și ale creditelor (cumpărările, retragerile și cheltuielile din sold, cu descrierea lor, de exemplu numărul dosarului la care s-a pus o întrebare), pe care le păstrăm cât cere legea contabilității. Din explicația cheltuielilor din sold (pagina Credite, „Mișcările soldului”) ies însă, la ștergere, denumirea documentului și numele dat de Client unui dosar fără instanță, în locul lor rămânând „(document șters)”, respectiv „dosar șters”. Avizele trimise pe email nu cuprind dosarul și documentul. La încetarea contractului, ștergem Datele Clientului, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

Când Clientul șterge fișa unui client, se șterg odată cu ea codul numeric personal și seria și numărul actului de identitate din seif, folderele, documentele, textul extras, rezumatele, întrebările și răspunsurile pe documentele clientului, legăturile cu dosarele, numele lui căutat pe portal și lista dosarelor găsite pentru el (dosarele adăugate deja în urmărire rămân); fișierele trimise furnizorului de analiză îi cerem să le șteargă în aceeași clipă și reluăm cererea până reușește. Forma numelui folosită la căutarea pe portal mai rămâne, fără legătura cu cabinetul, în evidența tehnică a căutărilor (ținta de căutare și jurnalul rulărilor automate), cel mult 30 de zile după ultima căutare a numelui. Ștergerea unui folder îi ia documentele și întrebările puse pe el. Rămân, până la ștergerea cabinetului: jurnalul fișei, cu numele clientului de la data fiecărei acțiuni; partea reprezentată bifată pe dosare; avertizările din aplicație deja trimise, cel mult cât cel care le-a primit își păstrează contul și accesul la clienții cabinetului. Pentru documentele clienților, evidențele creditelor păstrează suma, data, numărul de pagini și mențiunea „documentele unui client”, fără denumirea documentului și fără numele clientului; emailurile deja trimise rămân la destinatarii lor. O întrebare care a folosit un document șters rămâne, cu titlul documentului și cu răspunsul, până se șterge întrebarea, locul în care a fost pusă (dosarul, folderul sau fișa clientului) ori cabinetul; de exemplu, o întrebare pusă pe toate documentele clientului rămâne și după ștergerea unui folder ale cărui documente le-a folosit.

Acolo unde furnizorul de găzduire păstrează copii de siguranță, datele șterse dispar și din ele la rescrierea copiilor, în cel mult 30 de zile. Datele publice ale dosarelor, preluate din portalurile publice și folosite în comun de serviciu, nu sunt Date ale Clientului după ce Clientul nu mai urmărește dosarul.

10. Informații și audit

Punem la dispoziția Clientului, în aplicație, informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 din Regulament: acest acord, anexele lui, lista subîmputerniciților și politica de confidențialitate. La cererea trimisă din aplicație, furnizăm informații suplimentare rezonabile, inclusiv documentele de conformitate publicate de subîmputerniciți.

Dacă aceste informații nu sunt suficiente sau o cere o autoritate de supraveghere, Clientul poate efectua ori mandata un audit, cel mult o dată pe an (cu excepția cererii unei autorități sau a unei încălcări a securității), cu un preaviz de cel puțin 30 de zile, în timpul programului de lucru, fără a afecta securitatea altor clienți și cu obligația de confidențialitate a auditorului. Costurile auditului sunt suportate de Client.

11. Răspunderea și durata

Răspunderea părților pentru acest acord este cea din Termeni, fără a afecta răspunderea față de persoanele vizate prevăzută de art. 82 din Regulament.

Acordul are durata contractului și încetează odată cu el. Obligațiile privind confidențialitatea și ștergerea datelor rămân valabile până la ștergerea completă a Datelor Clientului.

12. Anexa 1: Descrierea prelucrării

13. Anexa 2: Măsurile tehnice și organizatorice

14. Anexa 3: Subîmputerniciții

Lista subîmputerniciților, cu denumirea, adresa, rolul, locul prelucrării și garanția pentru transferuri, se vede în aplicație, în pagina Cabinet → Subîmputerniciți, pentru toți membrii cabinetului.