Politica de confidențialitate

1. Cine suntem și cum ne contactezi

Operatorul este SIM STORE DISTRIB S.R.L., cu sediul în Piața Vasile Milea nr. 6, Cartier Central - Complex Modern 6, spațiul comercial nr. 7, etaj 1, municipiul Pitești, județul Argeș, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J03/2752/2023, cod de identificare fiscală 49329309. Telefon 0744 529 231, email contact@lexradar.ro.

Dacă ai cont în LexRadar, ne contactezi cel mai repede din aplicație: Setări, secțiunea „Sugestii și cereri”. Persoanele fără cont ne pot scrie pe email sau la adresa sediului.

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO). Toate cererile privind datele personale ajung direct la conducerea societății.

2. Rolurile noastre: operator și împuternicit

Dacă ești client al unui cabinet de avocat sau parte într-un dosar urmărit în LexRadar, citește secțiunea „Dacă ești client al unui cabinet sau apari într-un dosar urmărit în LexRadar”.

3. Ce date prelucrăm și de unde le avem

Nu cerem și nu prelucrăm intenționat categorii speciale de date (de exemplu, date despre sănătate) în contul tău. Documentele dosarelor și ale clienților cabinetelor pot conține însă orice fel de date, inclusiv categorii speciale sau date privind fapte penale, iar fișa unui client poate cuprinde CNP-ul și seria și numărul actului lui de identitate; acestea sunt Datele Clientului și le prelucrăm doar în numele lui.

4. De ce le prelucrăm și pe ce temei

Nu trimitem mesaje de marketing, nu facem profilare în scop publicitar și nu vindem date. Când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, am cântărit interesul nostru față de drepturile tale și îți poți exercita dreptul la opoziție (secțiunea „Drepturile tale”).

Furnizarea datelor contului este necesară pentru încheierea și executarea contractului: fără o adresă de email nu îți putem crea contul.

5. Cui transmitem datele

Folosim furnizori (împuterniciți) care prelucrează date numai pe baza instrucțiunilor noastre și a unor contracte care îi obligă la confidențialitate și securitate:

Alți destinatari, care decid singuri ce fac cu datele (operatori independenți):

• Ministerul Justiției (serviciul public de interogare a dosarelor) și curțile de apel (portalurile documentelor): primesc numerele dosarelor, numele părților pe care le urmărești, inclusiv numele clienților pentru care cauți dosare (la prima căutare și apoi la fiecare verificare automată), și, pentru documente, parola dosarului. Serviciul Ministerului și unele portaluri ale curților de apel (între ele, Pitești și Iași) nu folosesc conexiuni criptate;
• Oficiul Național al Registrului Comerțului (BPI): primește datele contului ONRC al cabinetului și codurile fiscale ale debitorilor urmăriți;
• Netopia Financial Services S.A. (NETOPIA Payments, România), procesatorul plăților cu cardul: când alegi plata cu cardul, primește adresa de email, numele, adresa de facturare, suma, pachetul și referința plății. Datele cardului le introduci direct pe pagina lor și nu ajung la noi; de la ei primim doar identificatorul tranzacției, starea ei și mesajul băncii. Prelucrează datele pe răspunderea proprie, ca instituție de plată, potrivit condițiilor lor pentru plătitori, și îți trimit emailul de confirmare a plății;
• Agenția Națională de Administrare Fiscală (sistemul național RO e-Factura): primește fiecare factură, cu datele de facturare ale Clientului (denumirea sau numele, codul fiscal, adresa), fiindcă legea ne obligă s-o transmitem; pentru persoanele fizice nu transmitem CNP-ul, ci codul din 13 zerouri permis de lege. Când folosești „Caută la ANAF”, registrul public ANAF primește doar codul fiscal căutat;
• Google Ireland Limited: dacă alegi „Continuă cu Google”, pentru conectare; Google ne transmite adresa de email, numele și fotografia de profil;
• serviciile de notificări ale browserelor (Google pentru Chrome, Apple pentru Safari, Mozilla pentru Firefox): transportă notificările push; conținutul lor este criptat de la serverul nostru până la dispozitivul tău, iar serviciul vede doar date tehnice (adresa abonamentului, momentul, mărimea);
• serviciul de recunoaștere vocală al browserului (Google, Microsoft sau Apple), dacă folosești dictarea, inclusiv în notele unui client: vocea ajunge la furnizorul browserului, iar LexRadar primește doar textul;
• autoritățile publice, instanțele sau alte persoane, numai când legea ne obligă ori, pentru datele contului, pentru apărarea unui drept în justiție; Datele Clientului, inclusiv datele clienților cabinetelor, le dezvăluim numai în condițiile Acordului de prelucrare;
• un eventual succesor al activității, dacă LexRadar este preluat de altă societate, cu anunț prealabil în aplicație.

Emailurile cu avize către administratorul platformei (conturi noi, plățile pornite de cabinete, retragerile din contract, avizele facturării și folosirile al căror cost îl suportăm noi) ajung și la furnizorul căsuței de email a administratorului platformei, un serviciu de email care poate păstra datele și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în SUA, cu garanțiile pentru transfer prevăzute în condițiile lui. Aceste emailuri nu cuprind dosarul, documentul, conținutul documentelor sau întrebările.

Emailurile pe care ni le trimiți la contact@lexradar.ro trec printr-un serviciu de redirecționare a emailurilor și ajung în aceeași căsuță de email a administratorului platformei. Amândoi furnizorii pot păstra datele și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în SUA, cu garanțiile pentru transfer prevăzute în condițiile lor.

Lista completă a subîmputerniciților, cu denumire, adresă și rol, este anexa 3 a Acordului de prelucrare a datelor și se vede în aplicație, în pagina Cabinet.

6. Transferurile în afara Spațiului Economic European

Când datele ajung în afara Spațiului Economic European, transferul are loc numai cu una dintre garanțiile din capitolul V al Regulamentului:

• clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914, incluse în acordurile de prelucrare ale furnizorilor: Supabase, Vercel, Resend, Anthropic;
• decizia de adecvare privind cadrul UE-SUA pentru protecția datelor (Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795), pentru furnizorii din SUA certificați în acest cadru.

Documentele se trimit la analiza cu inteligență artificială numai când tu sau un coleg din cabinet puneți o întrebare sau porniți pregătirea unui dosar mare ori a documentelor unui client. Cu documentele unui client pleacă și numele lui și al folderului. Corectarea textului dictat o pornim sau o oprim noi, pentru toți utilizatorii: cât e pornită, textul abia dictat într-o notă pleacă la același furnizor imediat după dictare, chiar dacă nu păstrezi corectura, cu numele părților dosarului sau, la notele unui client, cu numele lui. Dacă nu vrei ca actele unui dosar sau documentele unui client să ajungă la acest furnizor, nu folosi analiza pentru ele și nu dicta notele lor (le poți scrie de la tastatură).

7. Cât timp păstrăm datele

Ștergerea din aplicație este definitivă. Acolo unde furnizorul de găzduire păstrează copii de siguranță, datele șterse dispar și din ele la rescrierea copiilor, în cel mult 30 de zile.

8. Cum protejăm datele

• conexiunile dintre dispozitivul tău și LexRadar sunt criptate (HTTPS);
• fiecare cabinet își vede doar propriile date; separarea este impusă chiar în baza de date, nu doar în aplicație;
• parolele de dosar și datele contului ONRC se păstrează criptat și nu se mai afișează după salvare; singura excepție: administratorul platformei își poate afișa parolele de dosar în cabinetul în care este el însuși administrator, iar fiecare afișare se jurnalizează;
• codul numeric personal și seria și numărul actului de identitate pe care cabinetul le trece, opțional, în fișa unui client se păstrează tot criptat; nu apar odată cu fișa, ci doar când administratorul sau un membru (nu și cei cu rol de citire) apasă „Arată CNP-ul și actul”, iar fiecare afișare se notează în jurnalul fișei, pe care îl vede administratorul cabinetului. Descărcarea datelor cabinetului, rezervată administratorului, le cuprinde necriptate și se notează în jurnalul fiecărei fișe care le are. Criptarea nu acoperă aceleași date când sunt scrise în observațiile fișei sau apar într-un document încărcat (de exemplu, copia unui act de identitate);
• fișele clienților și documentele lor le văd doar membrii cabinetului care au acces la toate dosarele; crearea, modificarea și ștergerea unei fișe, scrierea și scoaterea CNP-ului și a seriei și numărului actului de identitate, fiecare apăsare pe „Arată CNP-ul și actul” și fiecare descărcare a datelor cabinetului care le cuprinde se notează în jurnalul fișei (cine și când, cu numele clientului de atunci; fără celelalte date din fișă);
• fișierele stau într-o stocare privată; se deschid numai prin linkuri temporare, valabile câteva minute;
• folosirea parolelor de dosar și a conturilor ONRC este jurnalizată;
• conectarea se face fără parolă, prin link sau cod de unică folosință, ori prin Google;
• accesul personalului nostru la date este limitat la ce e necesar pentru funcționare, securitate, la cererea ta sau pentru o obligație legală. Administratorul platformei vede, pentru operare, date despre conturi (email, nume, date de conectare și IP), cabinete, consum și plăți (inclusiv calitatea în care cumpără fiecare cabinet, cu declarările și schimbările ei: cine și când) și primește, în aplicație și pe email, un aviz cu aceste date la fiecare cont nou; aplicația nu îi arată conținutul dosarelor și nici fișele clienților cabinetelor sau documentele lor; în avizul despre folosirea unui document al unui client apar doar mențiunile generice „un document al clientului” și „documentele unui client”. Când costul analizei sau al transformării în text îl suportăm noi, primește un aviz la fiecare folosire, cu cine a folosit funcția, cabinetul, numărul de pagini sau de tokeni, costul și ora, fără conținutul documentelor și fără întrebări; dosarul și documentul apar doar în avizul din aplicație, nu și în email. La fiecare plată pornită prin transfer bancar primește, în aplicație și pe email, un aviz cu cabinetul, calitatea declarată (profesionist sau consumator), pachetul, suma, referința plății și ora, ca s-o confirme când sosesc banii. La fiecare retragere din contract a unui consumator primește, în aplicație și pe email, un aviz cu cabinetul, cumpărarea, creditele scăzute, suma de rambursat, termenul și factura, fără numele și adresa de email din declarație; declarația întreagă o vede doar în lista plăților din aplicație, fiindcă el face rambursarea și, dacă emailul de confirmare n-a plecat, îți trimite el confirmarea. Când o factură are o problemă (de exemplu, nu s-a emis, a fost respinsă, întârzie în sistemul RO e-Factura sau emailul ei n-a plecat), primește un aviz cu numărul facturii, cabinetul, clientul din factură, totalul, motivul și, dacă n-a plecat emailul, adresa la care trebuia să ajungă.

Limita pe care nu o putem înlătura: serviciul de interogare a dosarelor și unele portaluri ale curților de apel (între ele, cele ale Curții de Apel Pitești și Curții de Apel Iași) nu acceptă conexiuni criptate. Numerele dosarelor și numele părților urmărite, inclusiv numele clienților pentru care cauți dosare, circulă necriptat pe drumul dintre serverele noastre și serviciul de interogare, iar parolele de dosar, spre portalurile curților de apel care nu acceptă conexiuni criptate.

Dacă se produce o încălcare a securității datelor contului tău care îți poate afecta drepturile, te anunțăm fără întârziere, în aplicație și pe email, și anunțăm autoritatea de supraveghere, conform legii. Dacă încălcarea privește Datele Clientului, inclusiv datele clienților unui cabinet, anunțăm cabinetul, potrivit Acordului de prelucrare, iar el hotărăște informarea autorității și a persoanelor.

9. Drepturile tale și cum le exerciți din aplicație

Răspundem cererilor în cel mult o lună de la primire; termenul se poate prelungi cu încă două luni pentru cereri complexe, cu informarea ta. Exercitarea drepturilor este gratuită.

Ai și dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, email anspdcp@dataprotection.ro, dataprotection.ro, și să te adresezi instanței.

10. Decizii automate și inteligență artificială

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar (art. 22 din Regulament).

Rezumatele noutăților și nivelul de importanță al notificărilor se calculează după reguli fixe, fără inteligență artificială. Analiza cu inteligență artificială pornește numai când tu sau un coleg din cabinet puneți o întrebare, iar rezumatele actelor unui dosar mare, numai când tu sau un coleg din cabinet porniți pregătirea lui; la fel, rezumatele documentelor unui client. Transformarea în text a pozelor, a scanărilor adăugate, inclusiv în folderele clienților, și a actelor BPI poate porni automat, dar numai după acordul administratorului cabinetului.

11. Cookie-uri și stocarea din browser

Folosim doar elemente strict necesare funcționării serviciului sau cerute expres de tine, pentru care nu este nevoie de consimțământ (art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004). Nu folosim cookie-uri de analiză, de publicitate sau ale unor terți.

Paginile deschise se înregistrează în jurnalul tehnic de pe serverul nostru, nu prin cookie-uri.

12. Dacă ești client al unui cabinet sau apari într-un dosar urmărit în LexRadar

Dacă ești client al unui cabinet de avocat sau al altui utilizator al LexRadar, acesta poate ține aici o fișă cu datele tale (numele, adresa, datele de contact, contul bancar și observațiile lui; dacă ești persoană fizică, opțional, CNP-ul și seria și numărul actului de identitate, păstrate criptat), documentele pe care i le aduci sau pe care le pune el și notele lui, iar numele tău poate fi căutat pe portalul instanțelor, ca să-ți găsească dosarele. Documentele pot ajunge la furnizorii descriși în secțiunea „Cui transmitem datele”: la furnizorul care le scoate textul, după acordul cabinetului, și la analiza cu inteligență artificială, în afara Spațiului Economic European, când cineva din cabinet o folosește; tot acolo ajunge, cu numele tău, textul dictat într-o notă despre tine, cât e pornită corectarea dictării. Numele tău poate apărea și în emailurile pe care LexRadar le trimite membrilor cabinetului, printr-un furnizor din SUA. Pentru aceste date, operatorul este cabinetul de avocat sau utilizatorul care ține fișa (Clientul nostru), iar noi le prelucrăm doar în numele lui: pentru informații și pentru drepturile tale, adresează-te lui. Dacă ne scrii nouă, la contact@lexradar.ro, îi transmitem cererea.

Datele despre părțile dintr-un dosar (numele, calitatea procesuală, ședințele, soluțiile) provin din serviciul public de interogare a dosarelor al Ministerului Justiției și, pentru insolvențe, din ONRC. Documentele dosarului provin de la instanță, prin parola dosarului, sau de la clientul care le adaugă.

Aceste date sunt prelucrate de clientul care urmărește dosarul (de exemplu, avocatul unei părți), în calitate de operator, iar noi le prelucrăm doar în numele lui. Pentru drepturile tale, adresează-te lui. Dacă nu știi cine este, scrie-ne la contact@lexradar.ro, iar noi îți transmitem cererea clientului sau clienților în cauză.

13. Minorii

LexRadar nu este destinat persoanelor sub 18 ani și nu colectăm intenționat date despre ele în contul de utilizator.

14. Modificarea politicii

Când schimbăm această politică, publicăm aici noua versiune, cu data intrării în vigoare. Te anunțăm în aplicație și pe email despre schimbările importante, înainte să se aplice.